Agência de viagens corporativas: como medir a maturidade e escolher

Escolher uma agência de viagens corporativas é uma decisão importante para qualquer profissional responsável por gerir essa área dentro de uma empresa, já que, em muitos casos, isso é o que vai definir o nível de eficiência, controle e previsibilidade do seu programa de viagens. 

Em 2024, as agências associadas à ABRACORP movimentaram R$ 13,5 bilhões, um recorde histórico para o setor. No cenário global, a GBTA projeta que os gastos com viagens de negócios devem ultrapassar US$ 1,57 trilhão até o fim de 2025, o que reforça a relevância das viagens corporativas como parte das operações estratégicas das empresas.

Em meio a tantas opções, ir além dos preços e entender como avaliar e comparar as agências é fundamental para garantir os benefícios esperados. A VOLL é a maior agência de viagens corporativas da América Latina e lista neste artigo tudo o que você precisa saber para encontrar a parceira certa para transformar a gestão de viagens em um centro de resultados para a empresa.

Quais são os impactos de uma agência de viagens corporativas na rotina do gestor

Contar com uma agência de viagens corporativas pode mudar completamente a rotina do gestor e o nível de controle sobre o programa de viagens. Isso porque, com a parceira certa, a operação passa a ser mais previsível, as informações ficam centralizadas e a tomada de decisão deixa de depender de planilhas e comunicações manuais.

Entre os principais benefícios de ter uma agência parceira estão:

• Menos retrabalho: reservas, cancelamentos e reembolsos seguem fluxos automatizados, reduzindo falhas humanas.

• Controle em tempo real: o gestor acompanha orçamentos, políticas e exceções de forma integrada, sem depender de múltiplos fornecedores.

• Segurança e compliance: dados, notas fiscais e pagamentos passam a seguir padrões únicos, facilitando auditorias e relatórios gerenciais.

• Economia sustentável: o foco deixa de ser o menor preço imediato e passa a ser a eficiência do gasto total, o que inclui redução de tempo, previsibilidade e governança.

Mas, mais do que aliviar o volume operacional, uma boa agência ajuda a elevar a maturidade da gestão de viagens, com dados confiáveis e processos auditáveis, capazes de sustentar decisões estratégicas junto à diretoria financeira e ao board.

Leia também: Como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board.

Como avaliar uma agência de viagens corporativas: critérios que realmente importam

Para escolher uma agência de viagens corporativas, é necessário ir além da comparação de preços ou promessas de economia. É preciso avaliar como cada parceira estrutura sua operação, o nível de suporte oferecido e o quanto a tecnologia contribui, de fato, com funcionalidades úteis para o dia a dia do gestor de viagens e para a eficiência do programa.

Os principais critérios de avaliação devem ser:

• Atendimento: verificar se há suporte 24h, SLA de resposta e canais adequados para viajantes e gestores.

• Operação: entender se a agência utiliza processos automatizados, gestão centralizada de reservas e conciliação de despesas integrada.

• Segurança de dados: confirmar se a empresa adota padrões de proteção e está em conformidade com a LGPD.

• Relatórios e indicadores: avaliar se a plataforma oferece dashboards customizáveis e relatórios gerenciais que conectem viagens a centros de custo e resultados.

• Conformidade fiscal: checar se a agência emite notas fiscais corretamente e se os dados estão alinhados ao ERP da empresa.

• Certificações e auditorias: priorizar agências com selos de qualidade e auditorias externas que comprovem boas práticas de governança.

• Inovação tecnológica: analisar se há integração com ERPs, automação de reservas, IA para otimização de custos e canais omnichannel de suporte.

Uma dica importante é avaliar esses pontos com base em dados e evidências, como cases e depoimentos de clientes, e não apenas em apresentações comerciais, pois só assim é possível garantir que a agência escolhida realmente contribuirá para a eficiência operacional e a previsibilidade dos custos de viagem.

Como criar uma escala de avaliação de agências de viagens corporativas

Depois de definir os critérios de avaliação, o próximo passo é quantificar a performance de cada agência. Criar uma escala de 1 a 5, por exemplo, ajuda a comparar de forma objetiva o desempenho entre diferentes propostas e a identificar os pontos que mais pesam no dia a dia do gestor.

Um modelo simples pode ser estruturado da seguinte forma:

Quanto mais notas máximas a agência tiver, maior o nível de maturidade da agência e maiores são as chances dela acompanhar o crescimento da empresa e evoluir junto com o programa de viagens corporativas, sustentando a parceria e os resultados a longo prazo.

O ideal é que o gestor envolva as áreas de Compras, Financeiro e Tecnologia na pontuação, garantindo uma avaliação completa e alinhada à realidade operacional da empresa.

Além disso, vale atribuir pesos diferentes para cada critério, conforme o tipo de operação, o que será detalhado no próximo tópico.

Como definir pesos conforme o perfil e as dores do negócio

Nem todas as empresas enfrentam os mesmos desafios na gestão de viagens corporativas. Por isso, depois de mapear o nível de maturidade das agências, é importante atribuir pesos aos critérios de avaliação de acordo com a realidade operacional do negócio.

Os pesos ajudam a destacar o que realmente impacta o resultado. Uma empresa que realiza viagens frequentes dentro do país, por exemplo, tende a priorizar agilidade e suporte 24h, enquanto uma companhia que envia colaboradores para o exterior precisa valorizar a conformidade fiscal, a gestão de vistos e a segurança de dados.

Veja alguns exemplos práticos de como adaptar essa análise:

• Empresas com operações offshore ou em campo: priorizam agências com atendimento em tempo real, canais omnichannel e experiência com deslocamentos complexos.

• Companhias que participam de feiras e eventos internacionais: valorizam suporte documental, gestão de vistos e flexibilidade para ajustes de itinerário.

• Empresas com alta frequência de viagens nacionais: buscam automação total de reservas, integração com ERP e conciliação simplificada.

• Organizações com foco em compliance: dão mais peso a auditoria, emissão fiscal e controle de fornecedores homologados.

Ao aplicar esses pesos, o gestor consegue comparar as agências com base em aderência e capacidade operacional e, assim, tornar a escolha mais técnica e alinhada ao planejamento estratégico da empresa.

Como elaborar um plano de ação e contrato com a agência escolhida

Após selecionar a agência que melhor se encaixa nas necessidades do programa, é essencial formalizar a parceria com um plano de ação e um contrato claros. Isso garante que os compromissos assumidos na fase comercial se transformem em entregas reais ao longo da operação.

O plano de ação deve detalhar como a agência será implementada, quais indicadores serão acompanhados e quais metas devem ser atingidas. Ele pode incluir:

• Cronograma de integração: prazos para conectar o sistema da agência ao ERP ou plataforma de gestão interna.

• SLA de atendimento: tempo máximo de resposta em diferentes canais e horários de suporte.

• KPIs e metas mensais: indicadores de performance como taxa de economia, nível de satisfação do viajante e percentual de reservas dentro da política.

• Fluxo de comunicação: definição de responsáveis por aprovações, exceções e solicitações emergenciais.

• Relatórios e auditorias: frequência de envio de dashboards e análise de indicadores críticos.

Já o contrato deve traduzir esses compromissos em cláusulas objetivas, prevendo revisões trimestrais, critérios de renovação e métricas de sucesso.

Formalizar essas etapas evita ruídos entre o gestor e a agência e fortalece a relação de parceria, permitindo acompanhar a operação com base em dados e resultados tangíveis.

Entenda por que o atendimento faz a diferença em uma agência de viagens corporativas.

Por que a VOLL é a melhor opção entre as agências de viagens corporativas

Diferente da maioria das agências tradicionais, a VOLL integra todas as etapas do programa de viagens corporativas em um único ecossistema digital, do planejamento à prestação de contas.

A plataforma conecta reservas, políticas internas, meios de pagamento e conciliação fiscal, garantindo que o gestor tenha total controle sobre cada viagem, sem depender de múltiplos fornecedores ou processos manuais.

Funcionalidades que simplificam a gestão de viagens

A VOLL está sempre à frente das tendências, lançando novas funcionalidades que respondem a desafios reais de seus clientes. Por isso, os recursos da plataforma são desenvolvidos a partir de demandas observadas na operação, garantindo que a tecnologia acompanhe a maturidade e as necessidades específicas de cada programa de viagens corporativas.

Veja algumas das diversas funcionalidades mais elogiada pelos gestores:

• Gestão centralizada: todas as viagens, políticas e aprovações em um único ambiente, com fluxos configuráveis por centro de custo ou área.

• Integração com ERPs e sistemas financeiros: automação da conciliação entre reservas, notas fiscais e pagamentos.

• Relatórios e dashboards inteligentes: dados em tempo real sobre gastos, economia e performance de viajantes.

• IA aplicada à gestão: ferramentas como AirSave (retarifa de passagens), RatesAudit (auditoria de tarifas de hotel) e ExpenseAudit (checagem automática de reembolsos) otimizam o orçamento e eliminam erros humanos.

• Suporte omnichannel 24h: atendimento via chat, WhatsApp, e-mail ou portal, com SLA rastreável e suporte multilíngue.

• Conformidade fiscal e segurança de dados: aderência total à LGPD e às normas tributárias, com auditorias externas e infraestrutura em nuvem certificada.

Empresas que já confiam na VOLL

Mais de 850 mil usuários utilizam a VOLL para gerenciar suas viagens corporativas e marcas como Itaú, iFood, Nubank e Claro já comprovaram os resultados de eficiência e economia obtidos com a plataforma. Alguns exemplos de ganhos foram:

• Redução de custos totais com viagens em até 25%;

• Diminuição de 60% no tempo de aprovação e emissão de passagens;

• Aumento da adesão à política de viagens, impulsionado pela automação de fluxos e relatórios de exceções.

Confira mais detalhes de cases de sucesso da VOLL. 

Atendimento estratégico e resultados mensuráveis

Além da tecnologia, a VOLL oferece um modelo de Premium Account Management, com especialistas dedicados ao acompanhamento dos indicadores de cada cliente. Essa gestão ativa permite revisar políticas, antecipar gargalos e implementar melhorias contínuas, transformando a agência em um verdadeiro parceiro estratégico do negócio.

Empresas como Arcos Dorados e Andrade Gutierrez destacam que, com o apoio da VOLL, conseguiram substituir processos manuais por automações completas, convertendo dados operacionais em análises estratégicas que apoiam decisões do board.

Com tecnologia proprietária, atendimento 24h e visão consultiva, a VOLL redefine o papel da agência de viagens corporativas, oferecendo eficiência, segurança e inteligência para cada deslocamento.

Entre em contato com a equipe da VOLL e descubra como transformar a gestão de viagens da sua empresa em um centro de resultados.