Desafios e soluções na gestão de viagens corporativas: material gratuito

O mercado brasileiro de viagens corporativas apresenta particularidades que intensificam os desafios da área. A vastidão territorial, a complexidade regulatória e a volatilidade econômica criam um ambiente dinâmico, mas repleto de obstáculos para quem precisa garantir que os colaboradores se desloquem com segurança, eficiência e dentro do orçamento.

Esse foi o tema da Primeira Classe, masterclass promovida pela VOLL em parceria com a ALAGEV, dedicada ao desenvolvimento de gestores de viagens corporativas.

A edição mais recente, realizada em setembro de 2025, em São Paulo, reuniu mais de 100 gestores para discutir os principais desafios e soluções na gestão de viagens e despesas. 

O conteúdo apresentado no evento foi transformado em um e-book gratuito que foi destaque na Panrotas. Confira a matéria completa aqui!

Principais desafios da gestão de viagens

A pesquisa “Desafios e soluções na gestão de viagens e despesas” foi realizada pela VOLL em 2025 e mostrou que existem alguns gargalos que fazem parte da rotina de empresas de todos os portes e setores.

Se você gerencia um volume expressivo de viagens e despesas, é provável que reconheça cada um desses desafios como uma barreira diária para a sua atuação estratégica:

1. Desafios e sistemas

Muitas empresas ainda enfrentam desafios com plataformas engessadas, sem integração entre sistemas e com pouca automação em processos críticos como reembolso e pagamento. Isso torna a gestão mais lenta, cara e pouco eficiente. Além disso, a falta de dados consistentes e relatórios estratégicos dificulta decisões em grandes organizações.

“É comum, em 2025, ver empresas que ainda processam reembolsos manualmente, com pilhas de notinhas. Muitas vezes, a falta de avanço não é por resistência, mas porque a gestão de viagens depende de outra área interna responsável pelo pagamento.”

Luiz Moura, cofundador e Diretor de Negócios da VOLL

2. Dados, controle e visibilidade

Mais da metade dos respondentes citaram a baixa visibilidade de dados como a principal dor. 

Isso mostra que a falta de um painel unificado para consolidar dados de diferentes fornecedores ainda é um grande entrave na gestão de viagens e despesas: sem dashboards confiáveis e visibilidade clara dos savings, as empresas perdem tempo com informações fragmentadas e decisões mal embasadas. 

Essa ausência de controle impacta diretamente a governança, dificultando o planejamento estratégico e o cumprimento de políticas internas.

3. Processos manuais

A pesquisa também destaca a ineficiência dos processos operacionais, com reembolsos manuais, validações centralizadas e workflows engessados. Esse cenário sobrecarrega gestores, gera retrabalho e impacta diretamente a agilidade da operação.

Além disso, a má gestão de bilhetes não voados e a conciliação de pagamentos incompletos criam lacunas que comprometem o controle e a escalabilidade.

4. Custos e orçamento

A gestão de custos em viagens corporativas enfrenta pressões cada vez maiores, com tarifas altas, pouca flexibilidade e falta de autonomia para compras antecipadas. Aprovações lentas e processos travados fazem com que boas oportunidades sejam perdidas, impactando diretamente o orçamento.

Há também uma crescente desconfiança sobre a composição dos preços e limitações operacionais, como a dificuldade de alterar nomes em passagens.

5. Atendimento e relacionamento com fornecedores

O atendimento ainda é reativo e inconsistente, especialmente em operações que envolvem múltiplos países ou fornecedores. Essa falta de padronização compromete a experiência de gestores e viajantes, além de dificultar negociações mais vantajosas com parceiros estratégicos. A pesquisa revela um desejo claro por soluções integradas, que centralizem viagens, mobilidade e despesas em um único ecossistema.

6. Política de viagens e compliance

A baixa adesão às políticas de viagens, especialmente por cargos de liderança, segue como um dos principais entraves para o compliance nas empresas. Compras fora da política geram exceções constantes, impactam resultados e exigem justificativas da equipe de gestão. 

“Política não pode ser punitiva, e sim orientativa, senão vira só mais um PPT esquecido no computador.”

Luiz Moura, cofundador e Diretor de Negócios da VOLL

Além disso, a necessidade de regras flexíveis por perfil e a falta de envolvimento dos aprovadores dificultam a padronização e sobrecarregam o time de viagens.

O e-book aborda mais detalhes sobre todos esses desafios. Clique aqui e acesse gratuitamente!

Como a VOLL pode resolver esses desafios?

Em um mercado que exige inovação constante e soluções alinhadas ao ritmo da transformação digital, a escolha da agência de viagens corporativas é decisiva para enfrentar os desafios apontados na pesquisa.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, é referência em pioneirismo tecnológico ao integrar viagens e despesas em uma plataforma em constante evolução, que agora inclui o inovador VOLL Smart Hub.

O VOLL Smart Hub é o primeiro marketplace de agentes de inteligência artificial desenvolvido especificamente para a gestão de viagens corporativas e despesas empresariais. Integrado ao ecossistema da VOLL, funciona como uma “loja de aplicativos” dentro da própria plataforma, onde cada agente de IA executa uma função de forma automatizada, autônoma e configurável:

• ExpenseAudit: agente de IA que identifica anomalias em comprovantes e pagamentos, acionando o colaborador para reembolsar valores não aprovados.

• RatesAudit: agente de IA que monitora a disponibilidade das tarifas no diretório de hotéis e interage com os fornecedores para garantir seu correto carregamento.

• AirSave: agente de IA que retarifa reservas de voos por opções mais econômicas antes de enviá-las para aprovação.

A parceria de longa data com grandes empresas, como a Andrade Gutierrez, comprova que a atuação de vanguarda da VOLL gera resultados concretos. Durante o evento Primeira Classe, Lorena Galvão, gestora de viagens da empresa, apresentou um case prático de eficiência e governança.

Graças à parceria de mais de 10 anos com a VOLL, a empresa registrou um aumento significativo na adesão à política de viagens, que passou de 60% em janeiro para 80% em agosto de 2025. Além disso, a aplicação de tecnologia permitiu superar desafios logísticos em regiões remotas.

Esse é um exemplo concreto de como a tecnologia, aliada à consultoria estratégica, transforma resultados.

Se você deseja acessar os insights completos da pesquisa e entender como a VOLL resolve, na prática, os principais desafios do mercado, baixe agora o e-book gratuito!