A busca pela eficiência e pela economia de custos faz parte da rotina de todo gestor de viagens, e os contratos com fornecedores são uma grande parte desse esforço.
Porém, muitos gestores ainda se apoiam em planilhas ou na própria memória para controlar as datas de renegociação desses contratos.
O caminho ideal é criar um repositório vivo de contratos, além de adotar outras boas práticas, para garantir que você nunca mais perca um prazo de renegociação ou um gatilho de reajuste.
Com a abordagem certa, você economizará dinheiro e fortalecerá a governança, a transparência e a parceria com seus fornecedores.
Saiba mais sobre o tema no conteúdo a seguir!
Um contrato bem negociado e monitorado significa ter acesso a melhores serviços, mais flexibilidade e, acima de tudo, previsibilidade. Por isso, é preciso encarar os contratos não apenas como documentos burocráticos, mas sim como ferramentas de gestão.
Imagine poder garantir tarifas competitivas, acesso a assentos preferenciais e condições de cancelamento flexíveis. Tudo isso é possível quando você consegue gerenciar e renegociar seus contratos de forma proativa.
Negociações e renegociações inteligentes trazem muitas vantagens para diversas frentes da sua empresa, como:
Redução de custos: negociar tarifas com base no volume de viagens, nos trechos mais frequentes e no histórico da empresa pode gerar economias significativas.
Melhoria do serviço: uma boa parceria comercial garante benefícios extras para os viajantes, como upgrades de categoria, acesso a salas VIP e atendimento prioritário.
Previsibilidade financeira: contratos claros, com gatilhos de reajuste bem definidos, permitem que a área financeira planeje o orçamento com mais precisão, evitando surpresas desagradáveis.
Governança e compliance: um repositório de contratos organizado e acessível garante que a empresa opere de acordo com os termos acordados, minimizando riscos jurídicos e fortalecendo a governança corporativa.
Leia mais em: “Tudo sobre acordos comerciais com companhias aéreas e hotéis”
Um repositório de contratos é a centralização dos documentos negociados e assinados, onde cada arquivo é catalogado com informações estratégicas.
Ele funciona como sua fonte para tudo relacionado a acordos com companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros serviços.
Se você conta com uma agência de viagens corporativas, ela provavelmente será responsável por realizar essa centralização. Porém, se esse não for o seu caso — ou mesmo se for, mas você quiser contar com um backup — é possível criar um repositório de forma simples.
Comece reunindo e salvando todos os contratos em um só lugar. Utilize uma plataforma segura na nuvem ou um software de gestão de contratos que permita acesso controlado e organizado.
Em seguida, crie uma estrutura lógica: organize as pastas por tipo de fornecedor (ex: “Aéreo”, “Hotel”, “Locadora”) e, depois, por nome do fornecedor e ano. Por exemplo: Contratos > Aéreo > Companhia.
Ao salvar um arquivo, adicione informações-chave no nome, como número do contrato, data de expiração e nome do fornecedor. Isso transforma sua base em um banco de dados pesquisável em segundos, facilitando o acesso.
A criação de um repositório vivo de contratos vai muito além de guardar PDFs em uma pasta. É preciso extrair e monitorar as informações mais críticas, que impactam diretamente a sua operação. Para cada contrato, é fundamental ter uma visão clara de:
Vigência: qual a data de início e de término do contrato?
Cláusulas de blackout: existem períodos (feriados, eventos) em que as tarifas negociadas não se aplicam?
Cláusula de paridade: o contrato exige que as tarifas negociadas sejam iguais ou melhores do que as encontradas no mercado aberto?
Volume mínimo: a empresa se comprometeu com um volume mínimo de gastos ou de diárias para ter acesso às tarifas especiais? Se não atingir esse volume, qual será a penalidade ou o impacto na próxima negociação?
O primeiro passo para uma renegociação bem-sucedida é começar a analisar as possibilidades com antecedência. Por isso, não espere o último mês de contrato para começar a agir.
Crie um sistema de alertas que funcione como um calendário, com gatilhos de tempo bem definidos para iniciar o processo de renegociação, e fique atento aos prazos:
Quatro meses antes do término do contrato é o momento ideal para começar a sua análise interna. Reúna os dados de performance do contrato, identifique os principais gargalos e comece a preparar sua argumentação. O Pré-RFP Data Pack é uma boa ferramenta para isso.
Dois meses antes do fim do contrato, é hora de iniciar a comunicação com o fornecedor. Mostre que você está preparado e que sua intenção é renovar a parceria em condições favoráveis para ambos os lados.
Além dos prazos, a base de uma negociação bem-sucedida é a informação. Antes de qualquer conversa, prepare um dossiê com dados sólidos que sustentem seus argumentos. Chamamos isso de “Pré-RFP Data Pack”.
Esse pacote de dados deve ser uma narrativa completa sobre o seu programa de viagens, incluindo:
Rotas e destinos frequentes: mostre ao fornecedor quais são os trechos mais utilizados pela sua empresa. Se a sua empresa viaja muito entre São Paulo e Rio de Janeiro, esse é um dado importante para negociar tarifas exclusivas nessa rota.
Histórico de volume: quanto a sua empresa gastou com aquele fornecedor no último ano? E qual foi o percentual desse gasto em relação ao total da sua fatura de viagens? Use o seu volume para demonstrar poder de compra e negociar tarifas mais competitivas.
NPS do fornecedor: meça a satisfação dos seus viajantes com o serviço prestado. Se o NPS é alto, você tem uma excelente base para renovar a parceria. Se é baixo, você tem um motivo claro para renegociar ou até mesmo buscar outro parceiro.
Com esse pacote de dados em mãos, você se posiciona como um parceiro que busca otimizar a relação e os resultados para ambos os lados.
Quer descobrir as melhores técnicas para esse processo? Leia nosso artigo “Negociação inteligente: 10 dicas para fechar acordos vantajosos com fornecedores de viagem.”
A área de Compras da sua empresa deve ser uma aliada essencial na gestão de contratos: uma governança bem estruturada entre as duas áreas pode elevar o seu programa de viagens a outro patamar.
Ambas as áreas devem trabalhar com metas alinhadas. Se o objetivo de Compras é a redução de custos, mostre como a sua gestão de contratos contribui para esse objetivo.
Além disso, mantenha a área de Compras sempre atualizada sobre o seu calendário de contratos, os resultados das negociações e as oportunidades de economia identificadas.
Se possível, crie reuniões periódicas para discutir as estratégias de negociação e renegociação. Essa colaboração garante que todas as decisões estão alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa.
Essa parceria garantirá as melhores negociações e alinhamentos internos efetivos.
Agora que você sabe como realizar renegociações efetivas e dentro do prazo ideal, acompanhando a vigência e outras informações importantes, é hora de metrificar sua gestão de contratos. Veja alguns KPIs relevantes:
Savings em renegociação: qual foi a economia gerada em cada contrato renegociado? Calcule a diferença entre o valor das tarifas antigas e as novas, multiplicando pelo volume projetado.
Uso de melhores tarifas: se você possui contratos com tarifas negociadas, qual é o percentual de uso dessas tarifas em relação ao total de reservas? Um uso elevado indica que sua política de viagens e a gestão de contratos estão funcionando bem.
Volume de emissão por fornecedor: acompanhe o volume de emissão (gastos) com cada fornecedor. Isso mostra se você está concentrando ou diluindo seu volume — um fator essencial para negociações futuras.
Índice de satisfação do viajante: medir a satisfação dos usuários com os fornecedores contratados é muito importante. Um NPS alto justifica a continuidade da parceria, enquanto um NPS baixo sinaliza a necessidade de renegociar ou buscar alternativas.
Média de tarifa aérea por rota: monitore a média de tarifa paga nos trechos mais frequentes. Se essa média está subindo, pode ser um sinal de que as tarifas negociadas estão desatualizadas ou não estão sendo aplicadas corretamente.
Custo por diária: calcule o custo médio por diária de hotel. Se esse valor está aumentando, é hora de revisar os contratos, buscar novas opções ou negociar melhores condições.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, unificando tecnologia de ponta, atendimento especializado e expertise de mercado, garante que você tenha acesso aos melhores acordos comerciais.
Ao consolidar o volume de viagens de múltiplos clientes, a VOLL conquista um enorme poder de compra. Isso significa acesso a tarifas e benefícios que uma única empresa, por maior que seja, dificilmente conseguiria sozinha.
Além disso, mantemos um relacionamento contínuo com os principais fornecedores do mercado. Essa proximidade, aliada à expertise de uma equipe dedicada, garante que as renegociações sejam realizadas no tempo certo e nas melhores condições.
Outra vantagem é o controle digitalizado. Todos os contratos, acordos e informações essenciais para sua gestão ficam centralizados em um só lugar: uma plataforma completa e intuitiva, acessível a qualquer hora e em qualquer lugar.
E, para facilitar o acompanhamento de KPIs, a plataforma da VOLL fornece relatórios detalhados sobre seus gastos, rotas, share com fornecedores e performance. Com esses dados, você tem uma base sólida para qualquer negociação ou melhoria contínua.
Grandes empresas como McDonald's, Localiza, iFood, Itaú e Nubank já contam com a nossa expertise — e a sua pode ser a próxima.
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