Viagens corporativas como extensão da experiência do colaborador: como o programa de viagens impacta engajamento e retenção

Durante muito tempo, viagens corporativas foram tratadas como um tema apenas operacional. Um deslocamento necessário para fechar negócios, acompanhar operações ou cumprir agendas institucionais, onde o foco quase sempre esteve em custo, política e controle.

Enquanto isso, em outra frente, as empresas passaram a investir fortemente em experiência do colaborador: programas de bem-estar, EVP, clima organizacional, flexibilidade e cultura. O problema é que, em muitos casos, essas duas agendas evoluíram de forma desconectada.

O resultado é uma contradição cada vez mais evidente: organizações que discursam sobre cuidado, confiança e engajamento, mas não traduzem isso nas experiências de viagem.

Neste artigo, vamos mostrar por que viagens corporativas são uma extensão direta da experiência do colaborador, onde essa experiência costuma se quebrar, quais impactos isso gera no negócio e como ajustes inteligentes no programa podem transformar viagens em um ativo estratégico de engajamento e retenção.

Qual é a relação entre experiência do colaborador e viagens corporativas?

A experiência do colaborador (também chamada de employee experience ou EX) é a soma de todas as interações que um profissional tem com a empresa. Muitas vezes, o RH foca apenas no ambiente do escritório ou no home office, mas esquece que todos os pontos de contato fazem parte dessa jornada.

Em paralelo, as viagens corporativas são extensões da cultura organizacional. Se a empresa prega bem-estar, mas obriga o colaborador a viver experiências desconfortáveis para economizar poucos reais, há uma quebra de confiança.

A relação aqui é direta:

• A viagem como benefício: quando bem gerida, ela é vista como oportunidade de crescimento e networking.

• A viagem como fardo: quando negligenciada, torna-se o principal motivo de pedidos de demissão em cargos comerciais e de liderança.

O conceito de bleisure e a personalização são tendências que conectam esses dois mundos, permitindo que a viagem de trabalho não seja um "tempo perdido" da vida pessoal, mas um momento de integração equilibrada.

Falhas na jornada: onde a experiência do colaborador se quebra nas viagens corporativas?

Para garantir uma jornada positiva, é essencial identificar os pontos de fricção. Na maioria das empresas, a experiência do colaborador não se quebra por uma grande falha isolada, mas pelo acúmulo de pequenos atritos ao longo do tempo.

Essas fricções surgem em diferentes momentos da jornada de viagem e, quando ignoradas, passam a afetar produtividade, engajamento e a percepção de valor do programa. Mapear esses pontos é o primeiro passo para corrigir falhas estruturais e preservar a experiência do viajante:

Itinerários mal desenhados e jornadas exaustivas

Um dos pontos mais sensíveis da experiência de viagem é o desenho do itinerário. Quando a lógica é apenas reduzir tarifa, surgem situações como múltiplas conexões desnecessárias, voos em horários extremos e chegada seguida de reuniões sem tempo de recuperação.

Nesses casos, o impacto vai além do desconforto. O colaborador chega cansado, menos concentrado e menos produtivo, o que afeta diretamente o resultado da viagem.

Políticas rígidas que ignoram o contexto humano

Políticas de viagens excessivamente rígidas costumam transmitir, ainda que de forma implícita, uma mensagem de desconfiança.

Ao tratar todos os colaboradores da mesma maneira, sem considerar o tipo de viagem, a senioridade ou a criticidade da agenda, essas políticas ignoram contextos que são, por natureza, diferentes.

Quando não há espaço para exceções razoáveis, como permitir um quarto mais confortável para alguém que ficará 15 dias longe de casa ou priorizar um voo direto para um pai ou mãe que precisa retornar a tempo de um compromisso familiar, o recado é claro: o processo é mais importante do que as pessoas.

Esse tipo de abordagem gera sensação de desvalorização e desgaste emocional. Com o tempo, também estimula comportamentos indesejados, como pedidos constantes de exceção, acordos informais ou até o descumprimento da própria política.

Em vez de garantir controle e compliance, a rigidez excessiva acaba enfraquecendo a confiança e a adesão ao programa de viagens.

Falta de autonomia e excesso de fricção

Processos manuais, múltiplas camadas de aprovação e sistemas pouco intuitivos transformam tarefas simples em experiências frustrantes. O colaborador perde tempo, precisa justificar decisões básicas e passa a sentir que a viagem “dá trabalho” antes mesmo de acontecer.

Quando cada pequena despesa exige aprovação por e-mail ou o processo de reserva depende de ferramentas arcaicas, cria-se uma carga desnecessária. Em vez de focar na agenda de trabalho, o viajante gasta energia navegando por regras e etapas burocráticas.

Ausência de suporte em momentos críticos

A experiência do colaborador se deteriora rapidamente quando surgem imprevistos como atrasos, cancelamentos, overbooking ou problemas fora do horário comercial. Nessas situações, a ausência de suporte afeta diretamente a percepção de cuidado, segurança e responsabilidade da empresa com quem está viajando a seu serviço.

Um voo cancelado às 23h em um aeroporto estrangeiro, sem saber a quem recorrer, transforma um contratempo logístico em um momento de isolamento e ansiedade. Quando não existe um canal de atendimento 24/7 realmente eficiente, o colaborador deixa de sentir que está amparado e passa a carregar sozinho o impacto da situação.

Mais do que resolver o problema pontual, o suporte em momentos críticos é o que sustenta a confiança no programa de viagens. Quando ele falha, a experiência se quebra de forma abrupta, e essa ruptura costuma ser lembrada muito depois do retorno da viagem.

Desalinhamento entre discurso de RH e travel

Quando o discurso institucional enfatiza bem-estar, equilíbrio e cuidado com as pessoas, mas a experiência real de viagem gera desgaste físico e emocional, ocorre uma quebra clara de confiança. O colaborador percebe rapidamente a incoerência entre o que a empresa comunica e o que, de fato, pratica no dia a dia.

Leia mais: Comunicação interna que engaja: viajantes corporativos como aliados da política

Impactos da experiência de viagem no dia a dia corporativo

Ignorar a experiência de viagem não é apenas uma questão de bem-estar; gera impactos concretos e mensuráveis na operação da empresa, que se acumulam ao longo do tempo e afetam diretamente resultados, pessoas e cultura.

Satisfação e engajamento

Quando as viagens corporativas passam a ser associadas a cansaço excessivo, estresse e burocracia, o colaborador deixa de enxergá-las como uma oportunidade e passa a vê-las como um fardo.

Esse desgaste não se manifesta de forma imediata, mas se acumula viagem após viagem, afetando o engajamento geral com a empresa e a disposição para assumir agendas que exigem deslocamento.

Performance profissional

O impacto também é visível na performance. Colaboradores cansados tendem a tomar decisões piores, se comunicar de forma menos clara e ter menor capacidade de concentração.

Em viagens comerciais, negociações estratégicas ou projetos críticos, esse desgaste compromete diretamente o retorno esperado do investimento, reduzindo a eficácia da presença física que motivou a viagem.

Retenção e marca empregadora

Com o tempo, viagens mal geridas passam a influenciar decisões de carreira. Alguns profissionais evitam posições que exigem deslocamentos frequentes; outros buscam transferências internas ou deixam a empresa.

Esse efeito transforma a experiência de viagem em um fator real de turnover e enfraquece a marca empregadora. O custo de perder um talento, na prática, é quase sempre muito maior do que investir em uma política de viagens mais equilibrada, com melhores escolhas de voo, hotel ou suporte ao viajante.

Como pequenos ajustes no programa podem melhorar a experiência

Melhorar a experiência do colaborador em viagens corporativas não exige, necessariamente, dobrar o orçamento. Na maioria dos casos, pequenos ajustes na política e na operação já geram ganhos significativos.

O ponto central é entender que melhorar a experiência de viagem não significa gastar mais, mas decidir melhor, com critérios claros e foco no impacto real da jornada.

Políticas mais inteligentes e segmentadas

Políticas que consideram o tipo de viagem, o perfil do colaborador e a criticidade da agenda permitem flexibilidade controlada, sem perda de governança.

Um exemplo prático é a adoção da chamada regra do “pouso com descanso”: sempre que um voo ultrapassar determinado número de horas, o colaborador pode ter meio período livre antes da primeira reunião. Essa simples diretriz reduz fadiga, melhora a performance no compromisso principal e sinaliza cuidado real com quem viaja.

Outra prática eficaz é substituir políticas impositivas por uma lógica de guiding policy. Em vez de obrigar a escolha de um único hotel, o programa pode oferecer três opções dentro do orçamento aprovado, permitindo que o colaborador escolha aquela que melhor se adapta à sua rotina, seja pela proximidade de uma academia, de um parque ou de um restaurante específico. A decisão continua controlada, mas passa a respeitar preferências individuais.

Melhor desenho de itinerários

Avaliar apenas o preço da passagem ou da diária raramente leva à melhor decisão. Quando o gestor considera o custo total da jornada, incluindo tempo de deslocamento, nível de esforço físico e impacto na performance, as escolhas tendem a ser mais equilibradas e sustentáveis.

Um voo direto ou um hotel melhor localizado pode representar um custo um pouco maior, mas gerar mais produtividade, menos desgaste e melhor retorno do investimento.

Nesse contexto, programas que incentivam escolhas conscientes também fazem diferença. Modelos de gamificação permitem recompensar colaboradores que optam por alternativas mais econômicas ou sustentáveis, devolvendo parte da economia gerada em benefícios, pontos ou reconhecimento interno. Isso transforma a política de viagens em um jogo de ganha-ganha, e não em um sistema punitivo.

Autonomia com governança

Ferramentas self-booking, com regras claras incorporadas ao processo, reduzem fricção e aumentam a sensação de confiança. Quando o colaborador consegue organizar sua viagem com autonomia, dentro de parâmetros bem definidos, o programa deixa de ser um obstáculo e passa a funcionar como um facilitador da rotina de trabalho.

A tecnologia tem papel central nesse processo. Uma abordagem mobile-first, com uso de cartões corporativos virtuais e prestação de contas automática via foto, elimina a necessidade de guardar recibos em papel e reduz drasticamente o trabalho burocrático pós-viagem. Menos tempo com relatórios significa mais tempo focado em resultados.

Suporte ao viajante

Atendimento disponível 24 horas por dia, comunicação clara e apoio efetivo em momentos críticos continuam sendo pilares fundamentais da experiência. Mais do que resolver problemas pontuais, esse suporte reforça a percepção de cuidado e segurança, especialmente em situações de imprevisto.

Quando o colaborador sabe que pode contar com ajuda imediata, a viagem deixa de ser uma fonte de ansiedade e passa a ser parte natural da rotina profissional.

Leia mais: Atendimento em 60 segundos: como o suporte da VOLL protege o viajante e libera tempo do gestor?

Indicadores de employee experience ligados às viagens corporativas

Medir o impacto das viagens na experiência do colaborador é essencial para avaliar se a estratégia de viagens está realmente apoiando o engajamento, a produtividade e a retenção de talentos. Mais do que acompanhar números de despesas, é preciso observar indicadores específicos:

Melhore a experiência dos viajantes com a VOLL

Transformar a experiência do colaborador em viagens corporativas exige tecnologia e processos integrados.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, atua como um ecossistema que conecta eficiência operacional à experiência do colaborador, alinhando os interesses de RH, financeiro, travel management e do próprio viajante.

Construída com lógica self-booking e mobile-first, a plataforma permite que o colaborador:

• Pesquise, compare e reserve voos, hotéis e outros serviços de forma intuitiva e rápida

• Visualize apenas opções alinhadas à política de viagens, sem precisar interpretar regras complexas

• Resolva demandas no próprio ritmo, sem depender de e-mails, múltiplas aprovações ou horários comerciais

Essa autonomia controlada é um dos pilares da experiência moderna: ao oferecer uma experiência semelhante às plataformas de consumo, mas com governança corporativa, a empresa transmite confiança, respeito pelo tempo do colaborador e maturidade digital.

O foco mobile-first garante que o viajante tenha acesso à sua viagem onde e quando precisar, reduzindo o estresse em momentos críticos da jornada e melhorando a percepção de suporte, mesmo sem intervenção humana direta.

Outro diferencial central é o suporte 24/7. A VOLL garante que atrasos, cancelamentos, overbooking, mudanças de rota ou qualquer imprevisto sejam resolvidos rapidamente, diminuindo a sensação de abandono comum em viagens corporativas e reforçando o cuidado da empresa com seus colaboradores.

Os resultados são concretos. Na IGA (Itaú Gestão de Ativos), 97% das solicitações foram feitas via autosserviço, aumentando a agilidade do processo, e o NPS alcançou 83/100, refletindo excelência na experiência do usuário.

Já a Vitru, maior rede de educação digital do Brasil, reduziu custos, ganhou autonomia, ampliou a antecedência média de compras e acelerou aprovações (99% ocorrem em menos de 24 horas) com o NPS subindo de 67 para 80 em um ano, evidenciando uma experiência mais digital, eficiente e centrada no colaborador.

Se o seu objetivo é entregar uma jornada de viagem excepcional e melhorar a employer experience, fale com um especialista da VOLL e descubra como transformar planejamento, autonomia e suporte em resultados concretos para a sua empresa.